Modernes Arbeiten mit klaren Prozessen und nachvollziehbarer Dokumentation.

Unser Dokumentationssystem schafft hier eine zentrale, übersichtliche Lösung. Es vereint Informationssicherheitsmanagement, Datenschutzdokumentation, IT-Management und CRM in einer gemeinsamen Plattform.

Dadurch können unterschiedliche Fachbereiche – etwa IT, Datenschutz, Management oder Vertrieb – auf einer einheitlichen Datenbasis arbeiten und Informationen effizient austauschen. Prozesse werden transparenter, Verantwortlichkeiten klarer und Doppelarbeit wird vermieden.

Besonderer Wert wurde auf eine einfache und intuitive Bedienung gelegt. Die Struktur des Systems ermöglicht es auch fachfremden Anwendern, schnell relevante Informationen zu erfassen, zu pflegen und wiederzufinden. Gleichzeitig bleibt die Dokumentation jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher.

Als Software-as-a-Service-Lösung aus einem professionellen Rechenzentrum bietet das System maximale Unabhängigkeit von lokaler Infrastruktur. Updates, Verfügbarkeit und Skalierbarkeit werden zentral gewährleistet – sodass sich Unternehmen auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können, während Dokumentation, Compliance und Organisation zuverlässig im Hintergrund unterstützt werden.

Ein weiterer zentraler Baustein des Systems sind leistungsfähige Schnittstellen und Integrationen, die eine nahtlose Einbindung bestehender Systeme ermöglichen. Über standardisierte APIs können Daten automatisiert übernommen und aktuell gehalten werden. So besteht beispielsweise eine Schnittstelle zu easybill, über die Kontakte und Ansprechpartner direkt übernommen werden können. Über die Integration mit ServerEye lassen sich bestehende Geräte und IT-Assets automatisiert in die Dokumentation einbinden. Zusätzlich können Daten über CSV-Importe in das System übernommen werden, wodurch auch Informationen aus anderen Anwendungen einfach integriert werden können.

Im Bereich Datenschutz unterstützt auf Wunsch ein integrierter KI-Wizard bei der Erstellung neuer Verarbeitungstätigkeiten. Auf Basis weniger Angaben schlägt das System strukturierte Inhalte für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten vor – etwa zu Zweck der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen, Datenkategorien oder Empfängern. Dadurch können neue Prozesse deutlich schneller und konsistenter dokumentiert werden. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) werden dabei bewusst nicht automatisch durch die KI erstellt, sondern weiterhin individuell und fachlich geprüft hinterlegt.

Auf Wunsch kann zudem 3CX in das CRM integriert werden, um Telefonkontakte effizienter zu dokumentieren. Eingehende und ausgehende Anrufe können dadurch direkt einem Kontakt oder Unternehmen zugeordnet werden. Gesprächsnotizen, Rückrufaufgaben oder weitere Aktivitäten lassen sich unmittelbar im CRM hinterlegen, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Dadurch entsteht eine vollständige und nachvollziehbare Kommunikationshistorie, die sowohl den Vertrieb als auch den Support bei der täglichen Arbeit unterstützt.